De databescherming van elke dag
GDPR en de hele privacy transformatie heeft ondertussen wel voeten aan de grond. Maar door de focus op online en structurele privacy-aanpassingen, wordt de alledaagse databescherming op het kantoor soms snel vergeten. Te ere van de internationale week van de privacy, zetten we graag enkele quick wins op een rij.
1. De versnipperaar is je vriend
Facturen, fiches, offertes, cv’s, … alle papieren documenten met gevoelige of persoonlijke informatie moeten op een goede manier verwerkt worden. Wat je niet klasseert even opfrommelen en in de prullenbak werpen is geen goed idee. Een versnipperaar brengt redding. Niet alleen spaar je heel wat ruimte uit in je prullenbak, je maakt je op bijzonder doeltreffende manier van gevoelige documenten af.
2. Check je wachtwoord en blijf van de post-its af
Wist je dat meer dan 60% van computergebruikers voor al hun doeleinden hetzelfde wachtwoord gebruikt? Maar 35% heeft méér dan twee actieve wachtwoorden. Bovendien geeft meer dan 40% toe hun wachtwoord voor hun werk-pc weleens op een post-it te laten rondslingeren. Met het wachtwoord voor je werk-pc, kan iemand dus meteen op je Facebook, een paar truitjes van Zalando bestellen en je reiskiekjes van je dropbox plukken.
Op de koop toe zijn we vaak niet al te inventief met onze wachtwoorden. Een wachtwoord is niet gemaakt om makkelijk te onthouden. Als het eenvoudig is voor jou om te onthouden, is het eenvoudig om te achterhalen. De naam van je hond + 123 is dus geen goed idee.
Probeer het volgende bij het opstellen van een wachtwoord:
1. Zoek een langere naam of twee namen. (bv. je kinderen Ellen en Jonas)
2. Zoek een relevant getal. (bv. de geboortedatum van de tweeling)
3. Voeg schijnbaar willekeurige hoofdletters toe
4. Schrijf het woord of de naam(en) fout
5. Leer je wachtwoord vanbuiten (bv: ElleN90Janos)
3. Vraag een digitale loonfiche
Een loonfiche in een enveloppe op je keyboard, het is nog heel gebruikelijk. Incidentjes met nieuwsgierige collega’s zijn schering en inslag, maar heel wat loonfiches worden gewoon kwijtgespeeld, vergeten of ze ‘verdwijnen’. Vraag simpelweg naar digitale loonfiches. Dankzij de tips hierboven heb je een nieuw ijzersterk wachtwoord om je toegang online te beveiligen. Op je eigen portaal krijg je een mooi georganiseerde reeks van fiches voorgeschoteld. Niets gaat verloren, je hoeft thuis geen archief aan te leggen en nieuwsgierige collega’s komen niet meer in de verleiding.
4. Zet persoonlijke files op externe opslag of persoonlijke dropbox
Persoonlijke documenten op je werk-pc zijn geen goed idee, maar soms is het onvermijdelijk. Als je toch graag je werk-pc voor persoonlijke doeleinden gebruikt, zorg dan voor een persoonlijke dropbox of een extern opslagapparaat. Zo houdt je de 'sporen' van je persoonlijke documentatie in de hand en gaat niks verloren.
